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Écrire une lettre professionnelle en anglais : the « business letter »

Si vous êtes amené à travailler dans un pays anglophone, aux États-Unis ou en Angleterre par exemple, il vous faudra savoir rédiger des lettres professionnelles en anglais pour votre activité. On parle de « business letter » pour désigner une lettre commerciale, une lettre d’affaires ou tout autre modèle de lettre à vocation professionnelle ! Pour cela, vous devez maîtriser les codes de rédaction d’une bonne lettre et savoir respecter les formules d’usage en vigueur.

Voici un guide des règles à respecter pour rédiger une lettre professionnelle en anglais.

 

Les différentes parties d’une lettre professionnelle

Une lettre professionnelle, en anglais « business letter », doit être organisée de manière rigoureuse avec les éléments suivants, dans cet ordre :

L’adresse de l’expéditeur : the sender’s address

L’adresse de l’expéditeur est généralement incluse dans l’en-tête de la lettre professionnelle, ou « business letter ». Si vous n’utilisez pas d’en-tête, à titre personnel ou au nom de l’entreprise (un logo peut tout à fait servir, pourvu qu’il mentionne l’adresse), il vous faudra inclure absolument cet élément, au-dessus de la date.

Attention, quand vous indiquez l’adresse de l’expéditeur, ne mentionnez ni votre nom ni votre titre dans votre lettre professionnelle : c’est pour les Américains inutiles, car ils le retrouveront en signature de la lettre. Écrivez simplement l’adresse avec le nom de la rue, la ville et le code postal.

La date : the date

C’est le deuxième élément qui doit figurer dans votre lettre professionnelle, ou « business letter ». Il vous faut indiquer la date à laquelle vous écrivez la lettre (une erreur fréquente est de décaler la date à laquelle le destinataire doit la recevoir… c’est incorrect).

Pour écrire une lettre professionnelle, ou « business letter », en bonne et due forme, il vous faudra utiliser le système de datation américain : le mois, le jour et enfin l’année. Par exemple, vous devrez écrire « July 7th, 2021 » pour indiquer la date du 7 juillet 2021.

L’adresse du destinataire : the inside address

Vous devrez ensuite indiquer l’adresse du destinataire de votre lettre professionnelle, ou « business letter » : aux États-Unis, il est toujours préférable d’adresser votre lettre en anglais professionnel à une personne en particulier (une personne physique) plutôt qu’à l’entreprise (qui est une personne morale).

Si vous ne connaissez pas le nom de la personne qui doit vous lire, faites la recherche : les Américains ont cela à cœur. Vous pourrez sûrement le trouver sur internet si la compagnie possède son propre site web, ou vous pourrez le demander à des membres déjà actifs de l’entreprise : des collègues de la personne destinataire de votre lettre, le personnel à l’accueil ou même une secrétaire.

Pensez à indiquer le titre de la personne : Mr (Monsieur), Mrs (Madame), Miss (Mademoiselle), Dr (Docteur)… renseignez-vous là encore pour ne pas commettre d’erreur, ce serait compromettant pour votre demande…

Enfin, pensez bien à indiquer l’adresse au format postal américain (là encore, vous devriez trouver l’adresse de l’entreprise sur le site internet ou le demander à des membres de l’administration) et faites-le suivre, au besoin, de la mention du pays en lettres majuscules sur la dernière ligne (important si vous n’êtes pas aux États-Unis au moment où vous écrivez).

La formule d’apostrophe : the salutation

Adressez-vous ici encore à la même personne, celle à qui vous voulez vous adresser dans la lettre, en incluant son titre professionnel. La meilleure option est d’utiliser le titre suivi du nom de famille.

Pensez à la ponctuation américaine : vous devrez faire suivre votre apostrophe par les deux points « : ». Voici un exemple : « Dear Mr Smith: ».

Le corps de la lettre : the body

Après toutes ces étapes, vous allez enfin pouvoir commencer à écrire le contenu de votre lettre professionnelle : ce qui fait l’objet de votre demande ou de votre requête.

Pensez à écrire un contenu succin et clair : ne vous perdez surtout pas en formules complexes ou tournures de phrases trop polies et sujettes à confusion ! Les Américains ont une expression reflétant bien leur état d’esprit quand il s’agit d’affaires : « to the point! », soit en termes français : « direction l’essentiel ! ».

Pensez à faire des paragraphes : une bonne lettre en compte deux ou trois, bien séparés en sautant une ligne.

Précisez directement votre situation et ce qui vous motive à écrire votre lettre dans le premier paragraphe. Soyez concis et clair.

Dans le deuxième paragraphe, apportez des éléments justifiant la situation énoncée dans le premier paragraphe. Vous pouvez ajouter des détails s’ils vous semblent importants.

Le dernier paragraphe doit souligner une fois encore la finalité de votre démarche d’écriture de cette lettre. C’est ici que vous pouvez demander une action de la part de votre destinataire.

La formule de conclusion : the closing

Vous devez maintenant terminer votre lettre par une formule appropriée.

Celle-ci devra se situer dans la ligne verticale de l’inscription de la date et en sautant une ligne après le dernier paragraphe. Une formule bien accueillie et passe-partout sera un simple « Thank you, » que vous devrez bien faire suivre d’une virgule.

Enfin, sautez un espace équivalent de quatre lignes et apposez votre nom, de manière bien lisible, en guise de signature. Vous pourrez ensuite signer manuellement de votre signature personnelle et graphique.

Les pièces jointes : the enclosures

Si vous avez des éléments à joindre à votre lettre, comme un CV, indiquez-le simplement à la fin de votre lettre par le mot « Enclosures » en bas de votre signature. Si vous le souhaitez, par mesure de précaution, vous pouvez lister les éléments joints à votre lettre (c’est prudent si vous pensez que le contenu pourrait être perdu).

 

Écrire une lettre professionnelle, en anglais « business letter », n’est pas une chose évidente pour une personne qui n’a pas été formée aux usages américains. Toutefois, vous connaissez maintenant le processus. Gardez-le bien dans vos notes et l’aisance viendra avec la pratique !