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Écrire un mail en anglais : les règles à suivre

À l’heure où la communication passe désormais essentiellement par internet et les nouveaux outils numériques, il est important de savoir comment écrire un mail en anglais et de connaître les règles de rédaction à suivre.

Dans cet article, nous nous attacherons à rappeler les éléments que doit contenir un mail écrit en bonne et due forme en anglais. A vous ensuite de soigner sa rédaction !

 

Les règles de rédaction d’un mail en anglais

Les formules d’introduction à employer par mail

Vous devrez commencer par une formule de politesse comme vous le feriez pour une lettre manuscrite.

Il faut une formule personnalisée, à l’attention exclusive de votre destinataire, par correction à son égard.

Voici quelques exemples que vous pouvez employer :

Dear Mr Smith, / Dear Mrs Fisher, « Cher Monsieur Smith » / « Chère Madame Fisher » : la meilleure formule, car vous vous adressez directement à la personne concernée avec un titre et son nom de famille.
Dear John, « Cher John » : cette formule d’adresse par le prénom doit être réservée à une relation moins formelle, plus amicale.
To whom it may concern, « À qui cela pourra concerner » : une formule permettant de s’adresser à toute personne dont vous ne connaissez pas le nom. Mieux vaut ne l’utiliser qu’en dernier recours.

Note : évitez l’utilisation de Dear Sir X / Dear Lady Y / Dear Madam et autres formules associées : elles sont très vieillissantes et désuètes de nos jours, car elles sont plutôt associées aux formules écrites dans les romans du XIXème siècle…

La ponctuation utilisée pour écrire un mail en anglais

Il est important de faire attention à ces symboles de ponctuation en anglais, car ils diffèrent de ceux employés dans la graphie par ordinateur en français.

Pour la virgule et le point, la règle demeure : ils se placent tous deux tout de suite après le mot employé.

Pour les autres signes, voici les règles :

Règle Exemple
Les deux points « : » : ils se placent juste après le mot choisi pour donner plus d’informations sur l’énoncé. This was a very surprising situation: he actually did it.
Le point-virgule « ; » : il se place lui aussi juste après le mot choisi pour marquer une rupture sans couper complètement la phrase, mais créer un contraste de ton. And this is what I imagined we could do; but in the end, I could not foresee the upcoming event that would change everything.
Le point d’interrogation « ? » se place sans espace juste après le dernier mot de la question posée. And what have we in this case?
Le point d’exclamation « ! » se place sans espace lui aussi juste après le dernier mot de la phrase, pour marquer l’insistance ou la surprise. And here I thought you were my friend! How could you do that to me!

 

Contenu et conclusion d’un mail rédigé en anglais

Soyez concis et franc dans votre manière d’écrire. L’anglais ne se soucie pas des détails et des tournures qui existent en français. Si vous avez une requête, vous devez la formuler poliment mais en précisant bien de quoi il est question et ce que vous attendez.

Ne vous compliquez pas non plus la tâche : l’anglais n’a aucun problème avec la répétition des mots, contrairement au français qui cherchera à user des synonymes. Si vous avez besoin de répéter un mot trois fois de manière succincte, faites-le. Vous serez plus sûr d’avoir bien fait passer le message que vous souhaitez transmettre dans votre mail.

Les formules de politesse par mail

Il vous faudra une formule cordiale, au choix parmi les suivantes :

Regards, Une formule équivalant à « cordialement » : polie et passe-partout, cette formule vous permettra de terminer un mail avec élégance.
Sincerely, Une formule qui s’apparente à « sincèrement » : polie et plutôt humble, vous pouvez l’employer à la suite d’une requête que vous adressez, ou d’un service demandé ou rendu. Évitez toutefois de l’employer de manière commerciale (avec un service client par exemple).
Best wishes, Une formule qui se traduit par « avec mes meilleures salutations ». Pour un premier mail ou premier contact, elle est d’excellent usage. Elle permet aussi une relation respectueuse.
Best, Plus sympathique et moins formel que « best wishes », vous pourrez l’employer après avoir côtoyé la personne quelques temps, si elle-même l’emploie en vous écrivant – c’est souhaitable entre connaissances.
See you, / See you soon, Une formule permettant de dire « à bientôt » en anglais : préférez l’utiliser pour un mail écrit entre amis.

Et vous devrez terminer par votre signature.

Une dernière astuce de rédaction : pensez à l’imitation !

Votre interlocuteur utilisera lui aussi certainement des formulations spécifiques, alors voyez comment vous pouvez interpréter votre relation mutuelle selon ce qu’il aura écrit, et si vous êtes sur un pied d’égalité (entre collègues ou collaborateurs par exemple), n’hésitez pas à reprendre les formules qu’il aura lui-même employées. Cela créera une certaine connivence entre vous et facilitera vos échanges à venir.